Proprio lo scorso fine settimana, in una struttura ricettiva del Nord Italia, all’atto del check-in mi è stato chiesto di fotocopiare il documento di identità. Questa prassi, almeno in Italia, è abbastanza diffusa e trova le sue ragioni principalmente per due motivi: velocizzare le operazioni di accettazione ed evitare che gli ospiti dimentichino i documenti presso la struttura, una volta ripartiti.
Al di là dei buoni propositi, però, è una prassi lecita?
Fotocopiare il documento di identità: cosa dice la normativa
Innanzitutto bisogna premettere che l’art. 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) stabilisce che tutti i gestori di strutture ricettive hanno l’obbligo di identificare gli ospiti che alloggiano presso di loro e comunicare le loro generalità alla questura per via telematica. Se, però, gli albergatori sono tenuti a chiedere i nostri dati all’atto del check-in, questo non significa che siano autorizzati a fotocopiare e conservare il nostro documento d’identità, seppure per esigenze pratiche.
In passato, il Garante italiano, aveva emesso un provvedimento sul tema. Sebbene l’ambito a cui si rivolgeva fosse quello degli istituti bancari e degli uffici postali, già nel 2005 esso aveva affermato che la richiesta di produrre, anche per via telematica, la copia di un documento di riconoscimento, e la sua conservazione, possono ritenersi lecite solo se espressamente previste da una disposizione normativa.
Più recentemente, il Garante spagnolo ha pubblicato una nota informativa in cui stabilisce che la prassi suddetta rappresenta un utilizzo di dati personali non giustificato perché viola il principio di minimizzazione, previsto dal GDPR, e comporta un trattamento di dati eccessivo.
Infatti, documenti come la carta d’identità, la patente di guida o il passaporto contengono informazioni aggiuntive rispetto a quelle richieste dal TULPS (come la fotografia, la data di scadenza ed altri connotati), il cui trattamento aumenta il rischio di furto d’identità.
Come adempiere agli obblighi di identificazione degli ospiti
Per adempiere agli obblighi di identificazione degli ospiti è sufficiente una verifica visiva del documento e la registrazione delle informazioni principali. In considerazione del fatto che, recentemente, sta prendendo piede il meccanismo del check-in online, è possibile utilizzare meccanismi di controllo come certificati digitali o l’autenticazione con codici inviati al telefono o all’email del cliente.
Per concludere, la prassi di fotocopiare il documento d’identità dei clienti da parte di hotel ed altre strutture recettive è illecita perché va contro le prescrizioni del GDPR. Nel caso in cui vi venisse chiesto di esibire – o di inviare in formato digitale – il vostro documento, potete tranquillamente rifiutarvi di farlo, accertandovi che esso venga utilizzato solo per registrare le vostre generalità e verificare la vostra identità.
