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Videosorveglianza e Jobs Act: gli effetti

E’ arrivato…

E’ stato pubblicato sul sito del Ministero del Lavoro il MODULO UNIFICATO ISTANZA DI AUTORIZZAZIONE ALL’INSTALLAZIONE DI IMPIANTI DI VIDEOSORVEGLIANZA E ALL’INSTALLAZIONE E UTILIZZO DI IMPIANTI E APPARECCHIATURE DI LOCALIZZAZIONE SATELLITARE GPS A BORDO DI MEZZI AZIENDALI ai sensi dell’art. 4 della legge 20 maggio 1970 n. 300 (Statuto dei lavoratori).

Dopo la pubblicazione lo scorso settembre del D.Lgs. 14 settembre 2015, n. 151 nel quale viene riformulato l’articolo 4 della legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori), ovvero l’articolo relativo agli all’uso di strumenti tecnologici per il controllo a distanza dei lavoratori,  è stato pubblicato sul sito del Ministero del Lavoro il documento “standard” da utilizzare per l’invio alla Direzione Territoriale del Lavoro dell’istanza di autorizzazione all’installazione di impianti di videosorveglianza. Questo nuovo documento di fatto unifica la modulistica fino ad oggi adottata dalle varie Direzioni Territoriali del Lavoro su tutto il territorio nazionale.

Attenzione: L’istanza di autorizzazione dovrà essere inviata alla competente Direzione territoriale del lavoro SOLO se non è possibile addivenire a livello aziendale ad un accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali.

Il Modulo unificato di istanza

Il modulo, scaricabile a questo link, è da utilizzare sia per le istanze relative alla videosorveglianza, sia per quelle relative all’installazione dei GPS a bordo dei mezzi aziendali.
Rispetto ai modelli utilizzati finora presenta alcune importanti novità, in particolare analizziamo quelle relative all’installazione delle telecamere:
  1. Devono essere esplicitiate nel documento le finalità che hanno portato alla scelta d’installare le videocamere (es. sicurezza nel luogo di lavoro, tutela del patrimonio aziendale, ecc.).
  2. E’ possibile sorvegliare le sole aree a rischio, viene rimarcato il divieto di sorvegliare locali quali spogliatoi o servizi.
  3. Le registrazioni dovranno essere custodite in un armadio con doppia chiave, una per il Titolare, una per il rappresentante dei lavoratori.
  4. La conservazione delle immagini è limitata alle 24 ore, fatto salvo speciali esigenze in relazione a festività o chiusure uffici, nonché richieste dell’Autorità Giudiziaria.
  5. Divieto di diffusione delle immagini all’esterno. Nota EKOTEC: Purtroppo il documento non accenna minimamente alle funzionalità (ormai usuali) di trasmissione delle immagini in rete e alla conseguente possibilità di visualizzazione delle stesse su postazioni PC remote o in mobilità tramite dispositivi smartphone o tablet.
  6. Si richiama l’obbligo alla informazione preventiva a tutto il personale (D.Lgs. 196/2003) e  l’obbligo di esporre adeguati cartelli di avviso “area videosorvegliata”.
  7. L’impianto dovrà essere realizzato a “Regola d’arte” da impresa regolarmente abilitata e che dovrà rilasciare idonea certificazione al temine dei lavori (cfr. DM. 37/08).
  8. E’ rimarcato l’obbligo di rispettare le prescrizioni del Garante Privacy (D.Lgs. 196/2003 e successivi provvedimenti, Provvedimento sulla Videosorveglianza).
  9. Devono essere indicati in dettaglio gli angoli di ripresa
All’istanza di autorizzazione dovranno essere allegati
  • planimetria in A3 con dettagliate caratteristiche tecniche circa le videocamere previste (posizione, tipologia, campo visivo, angolo, profondità di campo, ecc.) e contestuale indicazione delle postazioni di lavoro, dando evidenza della loro esclusione dall’angolo di ripresa delle videocamere, nonché la posizione di tutti i monitor.
  • Dettagliata relazione tecnico-descrittiva sulla gestione e l’utilizzo dell’impianto di videosorveglianza.

I documenti dovranno essere firmati dal legale rappresentante dell’Impresa, ma è opportuno evidenziare che le note inerenti a questi documenti precisano: “Si richiama attenzione del richiedente sull’opportunità che la relazione tecnico-descrittiva e la planimetria, aventi carattere squisitamente tecnico oltre che funzionale, vengano firmate insieme al responsabile aziendale, anche da soggetto abilitato all’installazione (lett. B D.M. 37/08) o tecnico competente nella materia di cui trattasi, allo scopo di evitare il rilascio di autorizzazioni all’installazione e all’uso di impianti non tecnicamente compatibili con quelli previsti e descritti nell’istanza .”

Scarica il modulo

Videosorveglianza in azienda: cosa fare?

E’ ancora possibile installare gli impianti di videosorveglianza in azienda per finalità organizzative, produttive o di sicurezza a condizione che vi sia un accordo preventivo con le Rappresentanze sindacali ovvero, laddove non possibile, che il Datore di Lavoro richieda una specifica Autorizzazione alla Direzione Provinciale del Lavoro della provincia nella quale ha sede l’unità produttiva interessata all’installazione.

Si ricorda che l’autorizzazione “PREVENTIVA” deve essere ottenuta prima dell’installazione dell’impianto di videosorveglianza e che sono potenzialmente soggette alla richiesta di autorizzazione tutte le imprese che hanno un impianto di videosorveglianza con registrazione e/o visione delle immagini che possano, anche in via accidentale ed occasionale, generare possibilità di controllo a distanza dei lavoratori.

Inoltre gli impianti di videosorveglianza, trattando dati, sono soggetti alle prescrizioni del Garante Privacy (D.Lgs. 196/2003 e successivi provvedimenti, Provvedimento sulla Videosorveglianza), tra cui l’obbligo di identificare gli “incaricati” alla visione delle immagini, quello di esporre adeguate informative e quello di limitare la conservazione delle registrazioni (max. 24/48 ore).

Prima di procedere con l’installazione dell’impianto di telecamere si dovrà:
  • verificare se tale installazione  sia compatibile con i principi di liceità, di necessità, di proporzionalità e di finalità sanciti dal Codice della Privacy e sia compatibile con il divieto sancito dallo Statuto dei lavoratori.
  • Progettare l’impianto “a tavolino” con l’ausilio del progettista e/o dell’installatore professionista.
  • Predisporre il documento interno sulle motivazioni e la scelta della videosorveglianza nell’area aziendale, le misure minime di sicurezza, le informative, ecc.
  • Nominare l’incaricato alla videosorveglianza (dipendente/Rappresentante dei lavoratori), che possiederà la seconda password, indispensabile per poter accedere alle immagini di videosorveglianza registrate.
  • Compilare e inviare via PEC il modello Unificato di Istanza di Autorizzazione congiuntamente agli allegati richiesti e attendere il riscontro della DTL.

Il modello Unificato di Istanza di Autorizzazione per certi versi è un ausilio per la corretta identificazione della migliore soluzione di sicurezza aziendale conciliando le esigenze del titolare con la tutela dei lavoratori.

Qualora l’Azienda abbia già installato un impianto di videosorveglianza in assenza di autorizzazione sarà necessario disattivare l’impianto, coprire le telecamere e svolgere al più presto tutti gli adempimenti sopra indicati per non incorrere in sanzioni importanti.

La soluzione

EKOTEC Sistemi S.r.l. offre insieme alle soluzioni di videosorveglianza anche tutta la consulenza adeguata in materia di autorizzazioni e privacy per le province di Piacenza, Parma, Reggio Emilia, Modena, Cremona, Mantova.

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